Cómo notificar una demanda por correo electrónico

La regla: artículo 8 de la Ley 2213 de 2022

El texto es corto y conviene tenerlo a mano. Dice, en lo que importa, que las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse enviando la providencia como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado, sin necesidad de citación o aviso previo, físico o virtual; que los anexos del traslado se envían por el mismo medio; que la notificación se entiende realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío, y que los términos corren a partir del día siguiente.

"La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación."Ley 2213 de 2022, artículo 8, inciso 3.

Tres cosas que la norma añade y que se olvidan: la parte que notifica debe afirmar bajo juramento que la dirección electrónica suministrada es la que usa la persona a notificar; la regla aplica a cualquier clase de proceso, incluidos los de la jurisdicción contencioso administrativa; y para las entidades públicas el correo es el del artículo 197 del CPACA, no uno cualquiera.

Paso a paso, como lo haría en mi oficina

1. Identifica el correo correcto

   Entidad pública: su buzón de notificaciones judiciales (art. 197 CPACA), el que está en nuestro directorio o en su página de Transparencia. Empresa: el que figura en el certificado del RUES como dirección electrónica para notificaciones judiciales. Persona natural: el que usa habitualmente, y guarda de dónde lo sacaste.

2. Prepara un solo PDF por documento

   La providencia que se notifica (firmada o con la constancia del despacho), la demanda y sus anexos para el traslado, cada uno como archivo independiente y con nombre claro ("01-Auto-admisorio.pdf", "02-Demanda.pdf"). Pesados, en un enlace de descarga con fecha de caducidad larga, y dilo en el cuerpo del mensaje.

3. Escribe el mensaje como memorial

   Asunto: "Notificación personal art. 8 Ley 2213 – Rad. 23 dígitos – Juzgado X – Demandante vs. Demandado". Cuerpo: a quién se notifica, qué providencia, cuándo se profirió, qué se adjunta, qué término corre, y la advertencia de que la notificación se entiende surtida dos días hábiles después del envío. Firma con nombre, tarjeta profesional y correo del apoderado.

4. Envía con constancia

   Pide confirmación de entrega y de lectura. Si el caso lo amerita, usa un servicio de correo electrónico certificado (hay varios operadores en Colombia) que expide un certificado con sello de tiempo. Copia al correo del despacho: el mensaje queda en el expediente digital desde ese momento.

5. Informa al despacho e incorpora la prueba

   Memorial de dos párrafos: fecha y hora del envío, correo de destino, por qué ese correo (fuente), afirmación bajo juramento del art. 8, y adjuntas la impresión del mensaje enviado con sus encabezados y el acuse si lo hubo. Pide que se tenga por surtida la notificación y se compute el traslado.

6. Cuenta y anota

   Día del envío + 2 hábiles = notificación surtida; +1 = primer día del traslado. Anótalo en tu control de términos con la fecha exacta. El otro lado lo va a contar también.

El debate del acuse de recibo

Aquí está la grieta por la que se cuelan las discusiones. Cuando la Corte Constitucional revisó el Decreto 806 (sentencia C-420 de 2020) declaró exequible la regla de los dos días pero condicionada: el término empezaría a contarse cuando el iniciador recibiera acuse de recibo o pudiera constatar por otro medio el acceso del destinatario al mensaje. La Ley 2213 reprodujo el texto del decreto sin recoger literalmente ese condicionamiento, y desde entonces hay dos lecturas.

La que se está imponiendo en la Corte Suprema es la literal: dos días hábiles desde el envío, sin que importe que el destinatario abra el correo. En la sentencia STL17838 de 2024 la Sala Laboral tuteló a un demandante al que un tribunal le exigía prueba de recepción, y dijo que un buzón lleno o desatendido no es responsabilidad de la administración de justicia. Pero algunos despachos, sobre todo en lo contencioso administrativo, siguen pidiendo el acuse o alguna constatación.

Errores que anulan la notificación

• Correo de PQRS o de contacto en lugar del buzón de notificaciones judiciales. Es el error número uno contra entidades públicas y EPS.
• Enviar solo el auto sin los anexos del traslado. La norma exige que los anexos vayan por el mismo medio; sin ellos, el traslado no corre.
• No afirmar bajo juramento que el correo es el que usa la parte. Algunos jueces lo exigen expresamente antes de tener por surtida la notificación.
• Enlaces que caducan antes de que el demandado los abra. Si usas un enlace, que dure al menos el término de traslado completo.
• Contar los términos desde el envío y no desde el tercer día. El error típico del novato, y la nulidad típica del artículo 133 numeral 8.

El juramento sobre la dirección electrónica

La Ley 2213 pide que quien notifica afirme bajo la gravedad del juramento que la dirección electrónica corresponde a la que utiliza la persona a notificar. No es una fórmula vacía: si después se prueba que el correo no era de la parte, además de la nulidad hay un problema disciplinario y, en casos graves, penal. Por eso el directorio de este sitio cita la fuente de cada correo: el juramento se sostiene en algo que se puede mostrar.

Fórmula que uso: "Manifiesto bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la presentación de este memorial, que la dirección electrónica x@entidad.gov.co corresponde al buzón de notificaciones judiciales que la entidad publica en su sitio web en cumplimiento del artículo 197 de la Ley 1437 de 2011, según consta en la captura adjunta de fecha ___."

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